Много развиващите се компании се колебаят за закупуването и прилагане на нов счетоводен софтуер, защото се страхуват, че ще трябва да се научат цялото счетоводство за ефективното използване на софтуера. Те често се притесняват, че тяхното разбиране на счетоводните принципи, няма да бъде достатъчно, за да им позволи да използват софтуера правилно.
За щастие, това предположение не е съвсем вярно. Със сигурност е полезно да разбирате счетоводните принципи при използване на софтуера, но не е задължително. Всеки бизнес, малък или голям, може да се възползва от прилагането на система за счетоводен софтуер, независимо от разбирането на потребителите на счетоводните принципи.
Разбира се, счетоводител ще има много по-задълбочено разбиране на това, което софтуерът прави и докладите, които се създава, но действителното използване и въвеждане на данни не се нуждае от специализирана счетоводна квалификация.
Счетоводният софтуер ще свърши повечето работа вместо Вас. Разбира се, че ще трябва да преминете кратко обучение, за да можете да използвате софтуера пълноценно, но то е по- скоро свързано с технически умения отколкото със счетоводни казуси.
Например, ако работите с фирма за търговия на дребно, средният потребител на Вашия счетоводен софтуер ще трябва да знае следното:
Как да въведете фактура.
Как да направи промени в дадена фактура, ако се налага.
Как да отпечата или изпраща по имейл разписки, фактури и др.
Нито една от тези задачи не изискват опит в счетоводството. Всяко лице с обща представа за това как да използвате софтуера вероятно може да разбера тези неща и може да бъде обучен. Счетоводителите ще могат да видят Вашите промени, отразени при тях и ще знаят какво означават те..
В действителност, това е красотата на тези програми – тяхната лекота. Не е нужно да разбирате как работи системата, за да я използвате и да Ви бъде полезна.
Повечето ревюта на счетоводен софтуер често се фокусират повече върху използваемостта и ефективността на му, отколкото върху конкретните счетоводни задачи, които той изпълнява. Това е така, защото повечето потребители не разбират, а и не се интересуват от сложните счетоводни задачи. Зад всеки такъв софтуер стоят счетоводни специалисти, чиято задача е да разбират от счетоводство и да се грижат Вашето да бъде изрядно.
В крайна сметка счетоводният софтуер е предназначен точно за хора, които имат минимален счетоводни познания, тъй като те са тези, които се възползват най-много от него.
В действителност, софтуер, който е предназначен само за счетоводни специалисти няма да има успех на пазара.
С времето и благодарение на множеството си функции и справки софтуера ще Ви даде възможността да разбирате финансовата страна на бизнеса си по- добре. Колкото повече знаете, толкова по-добре ще използвате Вашия софтуер.